¿Cómo tramitar un Convenio?

Debido al creciente interés tanto de la comunidad universitaria como de instituciones externas por establecer Convenios de Colaboración internacionales y nacionales, el presente procedimiento se establece con el fin de orientar a la comunidad universitaria respecto del establecimiento de Convenios de Colaboración que la Universidad del Bío-Bío pudiera suscribir con instituciones nacionales e internacionales. Con esto, se pretende:

  • Promover las actividades asociadas a convenios nacionales e  internacionales, acercándolas a toda la comunidad universitaria.
  • Propiciar una mejor gestión de los recursos económicos y humanos asociados a los convenios nacionales e internacionales.
  • Facilitar la obtención y difusión de información actualizada sobre las actividades realizadas en el marco de los convenios nacionales e internacionales suscritos.

ESTABLECIMIENTO DE CONVENIOS NACIONALES E NTERNACIONALES

CONVENIOS PROPUESTOS POR PERSONAS DE LA UBB

Las personas de la comunidad universitaria que deseen proponer la celebración de un convenio de colaboración nacional o internacional deberán dirigir a la Dirección General de Relaciones Institucionales la siguiente documentación:

  • Formulario de Solicitud de Nuevo Convenio Nacional e Internacional.
  • Ficha Descriptiva Institución Contraparte.
  • Documento Propuesta de Convenio.

Los formularios y fichas podrán ser descargados del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad a través del siguiente enlace: Formularios

Las personas proponentes serán los futuros “coordinadores” de los convenios en caso de suscribirse. La Dirección General de Relaciones Institucionales revisará la documentación recibida por parte de los proponentes para comprobar si se aportan todos los antecedentes requeridos. En caso de que no sea así, solicitará al proponente que complete la información necesaria.

Asimismo, la Dirección General de Relaciones Institucionales se encargará de asegurar la conformidad de la institución contraparte al texto del convenio propuesto, acordando, en caso necesario, las modificaciones que se consideren convenientes sobre el mismo. Del mismo modo, solicitará cuantos informes se consideren oportunos, en función de la naturaleza del convenio.

Una vez recibidos los antecedentes de solicitud de establecimiento de nuevo convenio, la Dirección General de Relaciones Institucionales evaluará la conveniencia institucional de celebrar el convenio en base a los antecedentes recepcionados.  En caso de ser de interés institucional, la Dirección  procederá a enviar el convenio a revisión por parte de la Dirección General Jurídica de la UBB.  Una vez aprobado por la Dirección General Jurídica, el convenio se presentará a la firma del Rector. En caso de que la firma se realice en forma simultánea, la Dirección se encargará de agendar la ceremonia de firma en la agenda del Rector.  En caso de que el proceso de firma sea diferido, la Dirección remitirá las copias firmadas a la institución contraparte para su firma por su representante legal.  Tras la recepción de los convenios firmados, se procederá a la tramitación de su decretación.

CONVENIOS PROPUESTOS POR UNA INSTITUCIÓN EXTRANJERA

Cualquier miembro de una institución extranjera que desee proponer la celebración de un convenio internacional con la UBB deberá dirigir a la Dirección General de Relaciones Institucionales de la UBB la siguiente documentación debidamente cumplimentada:

Borrador de propuesta de celebración de convenio internacional, autorizado por el Vicerrector de Relaciones Internacionales o autoridad competente en materia de Relaciones Internacionales.

Dicha documentación deberá ser enviada vía email a la Dirección General de Relaciones Institucionales de la UBB (rrii@ubiobio.cl).  Esta Dirección enviará a su vez la documentación enviada a los representantes del Comité de Relaciones Internacionales y Nacionales de la Facultad/es asociadas a la temática del convenio. Estos representantes difundirán la información al interior de la Facultad y remitirán, en un plazo máximo de 4 semanas el interés de las Facultades de participar en las propuestas. La tramitación continuará por parte de la Dirección General de Relaciones Institucionales para aquellas propuestas que hayan recibido el informe favorable de, al menos una facultad de la UBB.

A partir de este punto, el procedimiento seguirá los mismos pasos que los convenios propuestos por miembros de la UBB.

RENOVACIÓN DE CONVENIOS INTERNACIONALES Y NACIONALES

A principios de cada semestre (marzo y julio), la Dirección General de Relaciones Institucionales informará a los coordinadores de los convenios sobre la caducidad de los mismos.

En el plazo máximo de dos meses desde la recepción de dicha comunicación, el/la coordinador/a deberá presentar a la Dirección General de Relaciones Institucionales  Formulario de Solicitud de Renovación de Convenio, debidamente justificada y un Informe de la Actividad Asociada a Convenio Nacional e Internacional durante el periodo de vigencia del convenio.

Una vez que se apruebe la renovación de los convenios, la Dirección General de Relaciones Institucionales se encargará de tramitar y enviar la correspondiente acta de renovación y convenios asociados a la Dirección Jurídica siguiendo el mismo procedimiento que para la firma de nuevos convenios.

La Dirección General de Relaciones Institucionales informará al Comité Estratégico de Vinculación Institucional acerca de la extinción de aquellos convenios cuya renovación no se proponga.


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